1. OBJETIVO

IML EMPAQUES S.A.S. por medio de su política de Tratamiento de datos personales asegura la aplicación y cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015 y demás disposiciones complementarias; Cuya recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales sean ejecutadas bajo el marco normativo correspondiente.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Todos los procesos que manejen vinculación con terceros.

3. RESPONSABILIDAD

IML EMPAQUES COLOMBIA S.A.S. por medio del proceso de Dirección y reglas de funcionamiento (entidad jurídica o unidad) tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observación de ésta Política y a su vez todos los empleados que realizan el Tratamiento de Datos Personales en los diferentes procesos y/o funciones. En caso tal y se presenten peticiones, quejas o reclamos por parte de los Titulares de Datos Personales, IML será responsable de atenderlas teniendo en cuenta los derechos del titular contemplados en la presente política.

4. DEFINICIONES

Para aplicar la política de tratamiento de datos y garantizar una correcta comunicación se dan las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos

Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5. FUNCIONAMIENTO POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS

IML EMPAQUES COLOMBIA S.A.S. realiza la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos con el fin de:

  • Realizar la verificación y validez de los documentos recibidos para cualquier tipo de vinculación (empleados, clientes, proveedores), tales como: investigación de antecedentes en páginas públicas, análisis de información financiera, verificación de referencias comerciales, entre otros.
  • Enviar informes, comunicados y/o solicitudes a través de correo electrónico, llamadas y/o invitaciones físicas si es el caso.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Realizar la gestión de cartera al personal encargado de contabilidad.
  • Recopilación de datos para la programación y ejecución de auditorías.
  • Notificación sobre nuevos requisitos legales aplicables a la actividad económica.
  • Notificación de Auditorias de Certificación, Recertificación y control.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales objeto de tratamiento por parte de IML EMPAQUES COLOMBIA S.A.S. podrán ejercer los siguientes derechos:

  • Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de IML EMPAQUES S.A.S. para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
  • Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
  • Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
  • Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
  • Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Nota: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

RECEPCIÓN DE PQR: La dirección general de IML EMPAQUES COLOMBIA S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos del titular de tratamiento de datos de la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 7:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico agonzalez@iml.ca, llamar a la línea telefónica de IML EMPAQUES COLOMBIA, Pereira al teléfono (6) 3172277, o radicarla en la dirección Km 7 Via Cerritos entrada 7A diagonal a Busscar, Pereira. La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para corregir las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una columna que indique que dicho afiliado presento un reclamo el cual indicará “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha columna deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. AUTORIZACIONES

IML EMPAQUES COLOMBIA S.A.S. Debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

  • Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
  • Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que SAS realice el Tratamiento de sus Datos Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por IML, tales como:
    • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1.
    • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
    • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso SAS asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por SAS, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

  • Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
    • Los Datos Personales que serán recolectados.
    • La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
    • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales
    • Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales.
    • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, SAS deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles. IML EMPAQUES bajo los lineamientos del GRUPO LACROIX se encuentra comprometido con la lucha contra la discriminación (GFR-DO-012 v1.01).

8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 6 de Noviembre de 2019 y entra en vigencia a partir del día 12 de Noviembre de 2019. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página web: www.imlcontainer.com.co o correo electrónico si es necesario.

9. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que IML EMPAQUES COLOMBIA S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.